ان لكل تدريسي او موظف اضبارة شخصية تحتوي على جميع الكتب الخاصة به من مستمسكات شخصيـــة واوامر التعيين والتشكرات الحاصل عليها وكل المتغيرات التي تطرا على خدمته من بداية تعيينه والى يوم تقاعده من الخدمة .